近年、印刷業務の効率化・最適化をめざし、社内にコピーセンターを設置する企業は少なくない。アルーも同様、いち早く他社にコピーセンターの運営を委託していたが、2013年8月にキンコーズのハイブリッド型CRDへの切替えを決めた。その経緯について、導入時からCRDの担当を務めるHRソリューション部の三松さんにお聞きすると「当時、業績が伸びるにつれて、必要となる資料のバリエーションが広がってきたとともに、外部印刷費のコスト見直しが課題でした。以前は、納期によって価格に段階が設けられていたため、緊急案件はコスト高になっていた。キンコーズはその価格設定を無くす工夫を提案し、コスト面でのメリットが大きかった」と当時を振り返る。さらに強調されたのが、キンコーズの企業姿勢。「弊社の求める無理難題も真摯に受け止め、最善の解決策を提案しようという歩み寄りの姿勢を感じられたことも決め手でした」。パートナーとして共に課題に向き合えると感じた、それが委託先の変更という大きな決断につながったようだ。

アルーでは、ユーザー思考により成果につながるカスタマイズ型の研修を推奨しているため、使う資料も多種多様だ。そのため、柔軟で的確な対応が重要になってくる。ハイブリッド型CRDは、専任スタッフが、社内に設置されたプリントセンターと近隣店舗や全国の店舗ネットワークをお客さまのニーズに応じて使い分け、あらゆる状況に柔軟な対応ができることが最大の特徴。「以前、500冊の資料が研修当日に発生してしまい、急遽、研修実施の周辺店舗で対応してもらい危機をしのいだことがありました。また名古屋や大阪など都市部での研修の際には、現地店舗でも印刷できるなど、ネットワークの強みを実感しています。」ハイブリッド型の強みは、多くの効果を生んでいる。

キンコーズでは、資料の制作・印刷に加え、研修で使用する付箋紙やペンなどの備品の用意、梱包から発送までのアセンブル業務を一括で担当。さらに2019年6月からは、研修で余った資料の廃棄処理という新たなサービスをスタートさせた。「これまでは、余分で戻ってきた大量の資料を、朝礼前の時間を使いスタッフ全員で処分していました。こうした人件費は目には見えないコストですが、ざっと算出すると年間500〜600万円相当。この負荷が解消されたことは、わが社にとってかなりのビッグインパクトでした」。導入から約６年が経過して、CRDの業務や役割も年々進化している。現在は、アルー側のチェックを無くして、キンコーズに作業を一任できる案件を設けるシステムを検討中とのこと。新たな提案や先を見越したツールの開発など、CRDから発信できる業務改善の可能性は、さらに広がりを予感させている。

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