取扱説明書・マニュアルの入稿効率化と印刷コスト
削減に成功!オンライン化によるメリットとは…。

CASE STUDY:10
導入商品:取扱説明書・マニュアルの印刷(オンラインサービス)
業種・業態:製造業
東京貿易メディシス株式会社

病院や医療検査機関向けの臨床検査用自動分析装置や臨床検査情報システムの開発から販売、メンテナンスを行う東京貿易メディシス株式会社(以下、東京貿易メディシス)。主力製品である生化学分析装置「BIOLIS(ビオリス)」シリーズは、世界82カ国で販売されています。これら製品に同梱され、お客様の元に届けられる「取扱説明書」や「マニュアル」の印刷発注業務を、2019年4月よりキンコーズのオンラインサービスに切り替え、運用をスタートさせました。導入を決めた経緯から、オンライン入稿・印刷発注による変化やメリットについてお聞きします。

キンコーズ選定のポイント

課題

データ入稿や発注作業の業務改善とクオリティアップ

提案

導入費用0円でオンラインアーカイブでの発注フロー確立

効果

業務効率改善と配送費のコスト削減

業務の効率化とクオリティアップをめざし、オンラインサービスを導入。

東京貿易メディシスの取扱説明書は、データの更新作業を本社(東京都日野市)にある開発部が行い、印刷・発送の手配を東京営業所(東京都中央区)にあるロジスティクス部が担っており、オフィスの離れた2部署の連携で行われている。「取扱説明書も大切な製品の一部」と語るロジスティクス部の上広公子さんは、兼ねてより取扱説明書のクオリティや業務効率を改善したいと感じていた。「プロの意見やアドバイスが欲しいと思い、キンコーズさんに相談しました。デザインの改善点やオンライン化の提案、すぐに具体的なサンプルを作成するなど、迅速な対応に信頼感が持てました。また導入費用の負担もなく、コストメリットも大きいと感じました」。キンコーズとの出会い、オンラインの導入が、取扱説明書の制作業務の大きな転機となった。

入稿や発注作業の効率化、配送費のコスト削減など、多彩なメリットを実感。

東京貿易メディシスが取り扱う製品は、定期的にバージョンアップや改良が図られるため、取扱説明書もその都度更新が必要となる。データ更新と入稿を担当する開発部の堀明子さんは、「以前はCDによる記憶媒体でのデータ入稿だったため、更新の度にCDに焼いて、発送をしていました。オンライン化でその手間がなくなった上に配送費も削減できました」と、変化を実感している。さらに、「オンライン化になったことで、自分のタイミングで発注できるのが助かります。例えば金曜日の夜に発注しても、キンコーズは土日も営業なので月曜には納品ができるなど、時間のロスが減少しました。また、毎回届く出荷完了メールのおかげで出荷状況も管理しやすくなりました」と上広さんが語るように、印刷発注の面からも利便性は向上している。

営業担当者によるきめ細かいサポートで、オンライン化をバックアップ。

近年、オンラインによる印刷サービスが広がる中、キンコーズの営業担当者によるきめ細かいサポートも大きな強みとなっている。データ入稿を行う堀さんは「今までWEBにデータを上げるという経験がなかったので不安もありましたが、何かあればすぐに連絡をしてくれる営業さんのサポートは心強かったです」と、導入当時を振り返る。営業担当者も「万全な体制を整えてスタートしても、運用して気づくことも出てきます。業務が軌道に乗るまでは、アップしたデータに間違いがないかなど、こまめに確認をとるように心掛けていました」と言うように、綿密なコミュニケーションによる信頼構築が、オンライン化の成功につながっている。

 

オンライン化による業務フローの変化

以前の印刷会社とのフロー
オンラインサービス導入後のフロー

東京貿易メディシス株式会社

所在地:東京都日野市東豊田1-14-21

設立 :1999年7月1日

従業員数:76名(2019年11月現在)

資本金:2億円(2019年3月末日現在)

売上高:20億円(2019年3月末日現在)

Web:http://www.tb-medisys.co.jp/

事業内容 :病院、医療検査機関向け臨床検査用自動分析装置の開発・製造および販売

ご担当者
ロジスティクス部 上広 公子さん
開発部        堀 明子さん


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