東京貿易メディシスが取り扱う製品は、定期的にバージョンアップや改良が図られるため、取扱説明書もその都度更新が必要となる。データ更新と入稿を担当する開発部の堀明子さんは、「以前はCDによる記憶媒体でのデータ入稿だったため、更新の度にCDに焼いて、発送をしていました。オンライン化でその手間がなくなった上に配送費も削減できました」と、変化を実感している。さらに、「オンライン化になったことで、自分のタイミングで発注できるのが助かります。例えば金曜日の夜に発注しても、キンコーズは土日も営業なので月曜には納品ができるなど、時間のロスが減少しました。また、毎回届く出荷完了メールのおかげで出荷状況も管理しやすくなりました」と上広さんが語るように、印刷発注の面からも利便性は向上している。

近年、オンラインによる印刷サービスが広がる中、キンコーズの営業担当者によるきめ細かいサポートも大きな強みとなっている。データ入稿を行う堀さんは「今までWEBにデータを上げるという経験がなかったので不安もありましたが、何かあればすぐに連絡をしてくれる営業さんのサポートは心強かったです」と、導入当時を振り返る。営業担当者も「万全な体制を整えてスタートしても、運用して気づくことも出てきます。業務が軌道に乗るまでは、アップしたデータに間違いがないかなど、こまめに確認をとるように心掛けていました」と言うように、綿密なコミュニケーションによる信頼構築が、オンライン化の成功につながっている。